IFS Broker Standard

Der IFS Broker wurde 2009 eingeführt. Mitte Juni 2019 wurde die überarbeitete Version 3 veröffentlicht. Die Neuerungen wurden hier in einem Überblick zusammengefasst.

Der IFS überprüft regelmäßig den Standard auf Aktualität. Hieraus ergibt sich dann ein Änderungsbedarf. Zusätzlich erfolgt bei jeder Überarbeitung eine Angleichung an die neuste Version des GFSI Guidance Document. Die Version 3 erfüllt nun die GFSI Benchmark Anforderungen für den Scope „N“ Broker/Agents (Version 7.2).

STRUKTUR:

Der IFS Broker wurde durch die Aufnahme der unangeündigten Audits auf 5 Teile erweitert.

Teil 1 – Auditbericht

Teil 2 – Liste der Anforderungen

Teil 3 – Anforderungen an Akkreditierungsstellen,
                Zertifizierungsstellen und Auditoren,
                IFS Akkreditierungs- und Zertifizierungsverfahren

Teil 4 – Berichtswesen, auditXpress^TM Software und IFS Auditportal

Teil 5 – Auditbericht für unangekündigte Audits

LISTE DER ANFORDERUNGEN:

Für zertifizierte Unternehmen ist der Teil 2 hauptsächlich relevant.

Die Liste der Anforderungen,
hier blieb die Kapitelstruktur unverändert, d.h. er besteht weiterhin aus 6 Kapiteln.

Die Anzahl der Anforderungen erhöhte sich von 84 in der Version 2 auf 101 Anforderungen in Version 3.

Es wurde 17 neue Anforderungen aufgenommen und 39 aktualisiert.

Auch sind weiterhin 8 KO Anforderungen enthalten. 
Nur das KO-Kriterium Kapitel 1.2 wurde geändert.

Neu aufgenommen wurde die sogenannte Produktsicherheitskultur (PSC), die sich durch verschiedene Anforderungen zieht:

• Unternehmenspolitik,
• Mitarbeiterschulungen,
• Bewusstsein,
• Verbesserung,
• Überprüfung durch die Unternehmensleitung.

Das Thema ist nicht wirklich neu, wird in der Version 3 aber deutlicher benannt und der Fokus auf Sensibilisierung, Kommunikation und kontinuierliche Verbesserung gelegt.

Kapitel 1 – Unternehmenspolitik:

Kapitel 1.1 – Unternehmenspolitik/Unternehmensleitlinien:

Neben der Aufnahme der Verpflichtung der Leitung zur PSC in die Qualitätspolitik (1.1.1) wurden die schon immer in den Audits abgefragten Qualitätsziele (1.1.2) als Anforderung aufgenommen, darüber hinaus gibt es hier keine nennenswerten Änderungen.

Kapitel 1.2 – Unternehmensstruktur:

Die KO 1 Anforderung hat sich verändert. Gegenstand des KOs ist nicht mehr 1.2.3, d.h. die Sicherstellung das die Mitarbeiter ihre Verantwortlichkeiten hinsichtlich Produktsicherheit und -qualität kennen und die Mechanismen zur Überwachung identifiziert und dokumentiert sind.

Nun ist 1.2.2 die neue KO Anforderung und betrifft die Verantwortlichkeit der Geschäftsleitung für die Unternehmenspolitik und -ziele sowie die Bereitstellung der notwendigen Ressourcen und Investitionen. Außerdem wurde die Informationspflicht an die Zertifizierungsstelle aufgenommen im Falle eines Produktrückrufs (innerhalb von 3 Werktagen) sowie bei Änderung der Unternehmensbezeichnung oder der Veränderung des Unternehmensstandortes (1.2.7).

Kapitel 1.3 – Managementreview:

In die Liste der Punkte die beim Managementreview berücksichtigt werden müssen, wurde die PSC aufgenommen sowie die Qualitäts- und Produktsicherheitspolitik und deren Ziele. Darüber hinaus gibt es hier keine nennenswerten Änderungen.

Kapitel 2 – Qualitäts- und Produktsicherheitsmanagementsystem:

Hier wurde die Reihenfolge der Unterkapitel geändert zu 2.1 Anforderungen an die Dokumentation, 2.2 Lenkung von Aufzeichnungen und 2.3 Risikomanagementsystem. Die Kapitel 2.1 und 2.2 sind inhaltlich nahezu unverändert.

Kapitel 2.3 Risikomanagementsystem

enthält zahlreiche Neuerungen:

• In der Kapitelüberschrift wurde der Begriff „HACCP“ gestrichen.
• Der KO 2 (2.3.1) wurde gekürzt und ein Teil der alten KO Anforderungen als separater Punkt 2.3.2 aufgenommen.
• Es wird ein Risikomanagementsystem der Lieferanten gefordert und im Falle von Lebensmittelproduzenten ein HACCP System gemäß Codex Alimentarius (2.3.2).
• Die Anforderungen an das Risikomanagementsystem des Brokers selbst ist in verschiedenen Anforderungen detaillierter formuliert (2.3.3 bis 2.3.9). Es muss z.B. ähnlich wie beim HACCP ein Team benannt werden, Beschreibungen der Broker-Dienstleistungen und Produkte vorliegen, ein Fließdiagramm der Broker-Tätigkeiten erstellt und eine Gefahrenanalyse durchgeführt werden. Relevante Kontrollmaßnahmen und dabei anzuwendende Grenzwerte sind festzulegen und zu validieren die zugehörigen Überwachungsverfahren müssen festgelegt und umgesetzt werden. Dies beinhalten auch Korrekturmaßnahmen und die Berücksichtigung nichtkonformer Produkte. Die regelmäßige Prüfung des Systems auf Aktualität bzw. Anpassung bei Änderungen schließt die Forderungen ab.

Kapitel 3 – Ressourcenmanagement:

Hier wurde die Forderung nach einer Schulungsbedarfsübersicht auf Basis der Arbeitsplatzbeschreibungen (3.2) sowie bzgl. der Inhalte von Schulungsaufzeichnungen (3.3.) ergänzt sowie die regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der Schulungsinhalte (3.4).

Kapitel 4 – Vertragsprüfung:

Kapitel 4.1 – Vertragsprüfung:

Keine nennenswerten Änderungen.

Kapitel 4.2 – Spezifikationen:

Keine nennenswerten Änderungen.

Kapitel 4.3 – Produktentwicklung:

Hier wurde präzisiert, dass das Verfahren zur Produktentwicklung alle Eigen- und Kundeneigenmarkenprodukte umfasst und die Grundsätze der Risikobewertung (und für Lebensmittel das HACCP-System nach dem Codex Alimentarius) einschließlich Lebensmittelbetrug berücksichtigt werden müssen (4.3.1). Außerdem wurde ergänzt, dass die der Produktentwicklung zugrundeliegenden Kundenanforderungen eingehalten werden müssen (4.3.7) und das Aufzeichnungen zur Produktentwicklung (die für die Produktsicherheit, -legalität und -qualität relevant sind) beim Broker vorliegen müssen (4.3.8).

Kapitel 4.4 – Einkauf:

Die Anforderungen an das Lieferantenmanagement wurden ausgeweitet auf Dienstleister (4.4.2 und 4.4.6).

Die Zulassungs- und Überwachungsverfahren müssen unverändert auf Basis einer Gefahrenanalyse und der Bewertung der damit verbundenen Risiken beruhen und klare Bewertungskriterien enthalten. Die aufgezählten Bewertungskriterien wurden bei der Lieferantenzuverlässigkeit und Reklamationen um den Punkt „incl. Betrug“ ergänzt (4.4.3).

Die Forderung das Lieferanten nach dem IFS-Standard zertifiziert sein müssen wurde ausgeweitet auf „…oder nach einem anderen GFSI-Benchmark-Standard zertifiziert, der den jeweiligen Tätigkeitsbereich abdeckt“. Liegt eine derartige Zertifizierung nicht vor, muss der Kunde dem ausdrücklich zugestimmt haben (4.4.4).

Kapitel 4.5 – Verpackungen:

Hier wurden die Anforderungen dahingehend präzisiert, welche Verpackungen gemeint sind. D.h. sie gelten für Verpackungen von Importprodukten, Eigen- oder Kundenmarkenprodukten die einen Einfluss auf das Produkt haben könnten. Konformitätsnachweise sind weiterhin erforderlich

Kapitel 4.6 – Rückverfolgbarkeit (inkl. GVO und Allergene):

Das Rückverfolgbarkeitssystem umfasst unverändert die Rückverfolgbarkeit in beide Richtungen, es wurde die Ergänzung „vom Lieferanten des Brokers bis hin zum Kunden (inkl. Logistikdienstleister, und umgekehrt)“ aufgenommen (4.6.2).  Außerdem wurde mit der neuen Anforderung 4.6.3 aufgenommen, dass das Rückverfolgbarkeitssystem eine vollständige Rückverfolgbarkeit vom letzten Verarbeitungsschritt des Produkts bis zur Auslieferung an den Kunden gewährleisten muss. Die bisherige Anforderung 4.6.3 hat nun die Nummer 4.6.4.

Kapitel 4.7 – Verminderung von Lebensmittelbetrug (food fraud)

bzw. Bekämpfung von Lebensmittelbetrug wurde vollständig neu in den Standard aufgenommen. Dies Kapitel umfasst 5 Anforderungen:

• Die Verantwortlichkeiten für dies Thema müssen festgelegt sein, die Verantwortliche Person(en) entsprechend kompetent sein sowie die Unterstützung des Managements haben (4.7.1).
• Es muss für alle gekauften Produkte, einschließlich Verpackungen, eine dokumentierte Schwachstellenanalyse in Bezug auf Lebensmittelbetrug (in Bezug auf Austausch/Substitution, Fehletikettierung, Verfälschung oder Imitation) durchgeführt werden, das sogenannte food fraud vulnerability assessment. Die dafür verwendeten Kriterien, müssen festgelegt werden (4.7.2).
• Auf Basis des food fraud vulnerability assessment muss ein dokumentierter Plan zur Bekämpfung von Lebensmittelbetrug erstellt und umgesetzt werden, um die ermittelten Risiken zu kontrollieren. Die Kontroll- und Überwachungsmethoden sind festzulegen und anzuwenden (4.7.3).
• Das food fraud vulnerability assessment muss regelmäßig (mindestens einmal jährlich) sowie bei signifikanten Änderungen überprüft werden und ggf. der Plan zur Bekämpfung von Lebensmittelbetrug angepasst werden (4.7.4).
• Der Broker muss sicherstellen, dass die Lieferanten eine dokumentierte Schwachstellenbewertung bzgl. Lebensmittelbetrug durchgeführt haben und einen Plan zur Verminderung von Lebensmittelbetrug implementiert haben, um die identifizierten Risiken zu beherrschen (4.7.5).

Kapitel 4.8 – Logistische Aktivitäten:

Die in einem Dienstleistungsvertrag festzugelenden relevanten Anforderungen wurden ergänzt um den Punkt „inklusive Food defense“. Außerdem wurde auch hier, wie bei 4.4.4, die Forderung nach einer IFS Logistik Zertifizierung ausgeweitet auf „…oder nach einem anderen GFSI-anerkannten Standard, für den jeweiligen Tätigkeitsbereich zertifiziert“.

Kapitel 5.1 – Interne Audits:

Kapitel 5.1 – Interne Audits:

Keine nennenswerten Änderungen, es wurde sogar eine Anforderung (5.1.5) bzgl. der Verifizierung von Korrekturmaßnamen und deren Dokumentation gestrichen.

Kapitel 5.2 – Produktanalysen:

Keine nennenswerten Änderungen.

Kapitel 5.3 – Produktsperrung und -freigabe:

Die bisherige Anforderung wurde in zwei Anforderungen aufgeteilt die aber im Wesentlichen mit der Vorversion identisch sind.

Kapitel 5.4 – Umgang mit Beanstandungen/Reklamationen von Behörden und Kunden:

Die Anforderung 5.4.2 wurde neu formuliert, ist aber im Wesentlichen mit der Vorversion identisch. Darüber hinaus keine nennenswerten Änderungen.

Kapitel 5.5 – Umgang mit Vorfällen, Produktrücknahme, Produktrückruf:

Keine nennenswerten Änderungen.

Kapitel 5.6 – Umgang mit nichtkonformen Produkten:

In diesem Kapitel wurden „fehlerhafte Produkte“ zu „nichtkonforme Produkte“. Bei 5.6.5 ist aus „bereits verpackte Produkte oder Verpackungsmaterialien“ nun „Endprodukte (einschließlich Verpackung)“ geworden. Und aus „Ausnahmen sind schriftlich mit dem Vertragspartner vereinbart“ wurde nun „liegt eine schriftliche Genehmigung des Markeneigners vor“.

Kapitel 5.7 – Korrekturmaßnahmen:

Keine nennenswerten Änderungen, es wurde nur die sogenannte Ursachenanalyse für die Analyse von Nichtkonformitäten aufgenommen (5.7.1).

Kapitel 6 – Food defense:

Der Anwendungsbereich dieser Anforderungen wurden ergänzt um Logistik Dienstleister (siehe auch 4.8). Des Weiteren müssen Lieferanten und Logistik Dienstleister einen Produktschutzplan zur Minimierung der identifizierten Risiken implementiert haben.

Unangekündigte Auditvariante: Beim unangekündigten Audit handelt es sich, wie bereits beim IFS Food praktiziert, um eine freiwillige Variante des Audits. Die Details dazu sind im neu aufgenommenen Teil 5 des IFS Broker Standards festgelegt.

VORBEREITUNG

• Die Anmeldung muss vor dem Start des sogenannten Auditzeitfensters bei der Zertifizierungsstelle erfolgen (1.1).
• Das unangekündigte Audit muss im festgelegten Auditzeitfenster von 18 Wochen durchgeführt werden. Dieses Zeitfenster richtet sich nach dem sogenannten Fälligkeitsdatum des Audits, dabei handelt es sich um den Jahrestag des Erst-Audits. Das Zeitfenster umfasst 16 Wochen vor dem Fälligkeitsdatum des Audits bis 2 Wochen nach Fälligkeitsdatum des Audits (1.2).
• Bei der Anmeldung zum unangekündigten Audit können vom Broker Sperrzeiten festgelegt werden in denen das Audit nicht stattfinden darf, Diese Sperrzeit umfasst max. 10 Tage (in max. 3 Perioden aufgeteilt), zzgl. weiterer Zeiten, wenn das Büro für die Prüfung nicht zur Verfügung steht (1.2).
• Es muss bei der Anmeldung eine Person benannt werden, die beim unangekündigten Audit als Kontaktperson / Ansprechpartner fungiert (1.3).
• Die Auditdauer ist identisch wie bei der angekündigten Auditvariante (1.5), einen Auditplan gibt es vorher nicht, dieser wird in einer Entwurfsversion zum Audit verwendet und ggf. entsprechend angepasst (1.6).

AUDITDURCHFÜHRUNG

Am Audittag steht der Auditor unangekündigt vor der Tür und verlangt nach dem bei der Anmeldung angegebenen Ansprechpartner. Dann beginnt, nach kurzer Abstimmung des Auditablaufs, die Auditdurchführung. Der Ablauf dabei ist vergleichbar mit der angekündigten Auditvariante, d.h. es werden die Anforderungen des IFS Broker Standards Teil 2 (siehe oben) auditiert.

Die Bewertung der Anforderungen erfolgt in gleicher Weise wie bei der angekündigten Auditvariante.

AUDITBERICHT und ZERTIFIKAT

Der Bericht und das Zertifikat sind grundsätzlich identisch mit dem angekündigten Audit. Es ist darin aber deutlich die Option „Unangekündigt“ darin vermerkt.

Umstellungszeit:

Die derzeit gültige Version 2 aus Juli 2013 ist noch bis Ende 2019 Grundlage der Audits, ab 02.01.2020 tritt die Version 3 in Kraft. Bis zum 30. Juni 2020 können sich die Unternehmen wahlweise nach Version 2 oder Version 3 auditieren lassen. Ab dem 1. Juli 2020 werden nur noch Audits der Version 3 des IFS Broker Standards akzeptiert.

Die aktuelle Version kann auf der IFS Webseite in Englisch heruntergeladen werden. Weitere Sprachen sollten lt. IFS in Kürze folgen.